Para criar um novo envelope deve-se:
1 Clicar em “Novo Envelope”:
2 Na primeira tela (upload) estará disponível um campo para adicionar um ou mais arquivos em Word, RTF ou PDF;
3 Ao clicar no campo de upload de arquivo, abrirá uma tela para selecionar os arquivos;
4 Após selecionar os documentos desejados, será habilitado o botão “Próximo”;
5 Clicar em “Próximo”;
6 Abrirá a segunda tela (Configurar) na qual é possível definir:
a) Título Envelope (obrigatório): este campo vem preenchido automaticamente com o nome do primeiro arquivo carregado, podendo ser alterado caso necessário;
b) Expiração (opcional): neste campo é possível escolher uma data para que o envelope expire sua validade, ao clicar sobre o campo abrirá o calendário para que seja selecionado uma data;
c) Idioma: este campo vem preenchido automaticamente com o idioma selecionado no perfil, no entanto, é possível alterá-lo, onde o conteúdo principal do e-mail, exceto o que for digitado e a legenda dos documentos, serão automaticamente adaptados para o idioma selecionado;
d) Segmentar (opcional): neste campo é possível selecionar o setor responsável pelo documento do envelope, clicando no campo, abrirá a lista de setores já cadastrados para escolha, caso necessário;
e) Mensagem (opcional): na lateral direita se encontra o campo “Mensagem”, onde é possível inserir informações complementares que serão enviadas ao signatário no e-mail de notificação;
f) Arquivos anexados: nesta seção é possível visualizar todos os documentos que foram carregados pelo usuário e eliminar algum arquivo indesejado, clicando no ícone (x)
7 Após todos os campos preenchidos clicar em “Próximo”;
8 Abrirá a terceira tela (Signatário) onde estarão disponíveis os campos abaixo:
a) Autenticação de acesso: esta opção oferece mais segurança ao compartilhar um documento, pois, será gerado um código aleatório de 6 caracteres, que será enviado via e-mail, e solicitado ao assinante ou autorizador assim que for acessar o documento (ver como realizar a autenticação através do token). Para ativar, basta clicar no ícone ao lado;
b) Adicionar signatários: representado pelo ícone (+) neste campo serão selecionadas as pessoas que assinarão os documentos do envelope, podendo ser um signatário pré-existente na agenda de contatos, clicando na checkbox ao lado do(s) nome(s) do signatário(s) e depois clicando em “Adicionar” ou adicionado um novo signatário:
Para adicionar um novo signatário, clicar em “Adicionar Contatos à Agenda”, representado novamente pelo ícone (+). Abrirá uma modal com os campos:
– Nome completo: este campo é de preenchimento obrigatório;
– O contato tem CPF/CNPJ?: este campo somente será exibido se o usuário selecionar o idioma do envelope como português;
– E-mail: este campo é de preenchimento obrigatório;
– CPF/CNPJ: este campo é de preenchimento obrigatório se o usuário selecionar o idioma do envelope como português e tiver selecionado que o contato possui CPF/CNPJ, caso não possua, o campo ficará desabilitado. Se o usuário selecionar o idioma do envelope como inglês ou espanhol este campo não será exibido;
– Tipo de assinatura: este campo é de preenchimento obrigatório, é possível escolher o tipo de assinatura Eletrônica, Digital, Eletrônica e Digital ou presencial;
– Tipo de assinante: este campo é de preenchimento obrigatório, é possível escolher se o contato será um signatário ou testemunha;
Depois de preenchido, clicar em “Inserir”. A tela de adição de contato fechará e abrirá a lista de contatos com o signatário adicionado selecionado pelo checkbox.
c) Ajustar ordem de assinaturas: caso haja vários signatários já adicionados é possível designar uma ordem de assinatura., clicando no botão “Ajustar ordem de assinatura” representado pela imagem de uma lista. Abrirá um modal solicitando que seja habilitada a função ordem de assinatura, ao habilitá-la aparecerão todos os signatários selecionados. Para determinar a ordem de assinaturas, é necessário digitar na caixa de texto o número que representará a ordem ou alterá-lo nas flechas que aparecem em frente ao nome clicando para cima ou para baixo até o número desejado. Clicar no botão “Alterar” para confirmar ou “Cancelar” para sair sem salvar. A modal fechará e voltará para a tela principal para prosseguir com a criação do envelope. Nos casos em que houver ordenação de assinatura, os signatários somente serão notificados que possuem um documento para assinar, assim que o signatário anterior realize a sua assinatura.
d) Definir os tipos de assinantes: é possível definir se o assinante será um signatário ou uma testemunha. Ao selecionar o signatário através do checkbox habilitará o botão representado por uma folha de papel com um lápis, clicar sobre ele e selecionar o novo tipo de assinante;
e) Tipo de assinatura: é possível alterar o tipo de assinatura. Ao selecionar o signatário através do checkbox habilitará o botão representado por uma caneta, clicar sobre ele e selecionar o novo tipo de assinatura;
f) Enviar lembretes: é possível definir o período em que os signatários e autorizadores receberão notificações em seus e-mails enquanto não assinarem ou autorizarem o documento (podendo ser todos os dias, a cada 2, 4 ou 7 dias, e ainda a opção de não enviar lembrete). Ao clicar sobre o campo, abrirá uma caixa com as opções, após, selecionar a opção desejada;
g) Autorizações: neste campo, ao ser habilitado, poderão ser selecionadas as pessoas que deverão autorizar o documento, clicando no botão “Habilitar autorização prévia do documento”. Para adicionar um autorizador, clicar no botão representado pelo ícone (+), neste campo serão selecionadas as pessoas que autorizarão os documentos do envelope, podendo ser um autorizador pré-existente na agenda de contatos, clicando na checkbox ao lado do(s) nome(s) do autorizador(es) e depois clicando em “Adicionar” ou adicionado um novo autorizador:
Para adicionar um novo autorizador, clicar em “Adicionar Contatos à Agenda”, representado novamente pelo ícone (+). Abrirá uma modal com os campos:
– Nome completo: este campo é de preenchimento obrigatório;
– O contato tem CPF/CNPJ?: este campo somente será exibido se o usuário selecionar o idioma do envelope como português;
– E-mail: este campo é de preenchimento obrigatório;
– CPF/CNPJ: este campo é de preenchimento obrigatório se o usuário selecionar o idioma do envelope como português e tiver selecionado que o contato possui CPF/CNPJ, caso não possua, o campo ficará desabilitado. Se o usuário selecionar o idioma do envelope como inglês ou espanhol este campo não será exibido;
Clicar em “Inserir”. A tela de adição de contato fechará e abrirá a lista de contatos com o autorizador adicionado selecionado pelo checkbox. Clicar em “Adicionar” para incluir ou em “Cancelar” caso queira cancelar a escolha dos autorizadores. Após, voltará para a tela “Signatários”;
9 Após preencher os campos solicitados, clicar em “Próximo”;
10 Abrirá a tela (Revisão) onde estarão disponíveis todas as informações configuradas anteriormente para que sejam revisadas e por fim o envelope seja criado e enviado.
11 Após revisar todas as informações clicar em “Enviar”.